Illustrasjon

Arrangementsveileder

Lillehammer har gjennom året en rekke store og små arrangementer. Lillehammer kommune er opptatt av at arrangementer gjennomføres på best mulig måte både for arrangør og deltagere. I denne veilederen er det satt opp en rekke punkter som skal hjelpe deg som arrangør. Det er både en huskeliste over hva som må gjøres, hvor man skal henvende seg og tips til hva man kan gjøre.
Alle punktene vil ikke være like aktuelle for alle arrangement, hver enkelt arrangør må gjøre en vurdering av hva som passer sitt arrangement.

Bruk av arenaer
Kontakt arenaene direkte  for å avtale bruk. Klikk på ønsket arena på listen til høyre for kontaktinformasjon under "se også".

Sikkerhet
Sikkerhet er en grunnleggende del av et arrangement og arrangørene har et stort ansvar overfor artister, medarbeidere, frivillige og publikum. Det er viktig at alle risikoforhold blir identifisert og håndtert slik at risikoene i arrangementet vurderes som akseptable.

Alle arrangører bør  foreta en risiko- og sårbarhetsanalyse av sitt arrangement og utarbeide en beredskapsplan. Stikkord for dette arbeidet er: Hva kan skje, hvor sannsynlig er det at det skjer og hvilke tiltak må iverksettes. Les mer om risiko i kapittel 2 i veilederen for sikkerhet ved store arrangement.

Her finner du DSBs veileder for sikkerhet ved store arrangement.
Enkelt ROS-skjema

Politi
Meldeplikt: Den som vil benytte offentlig sted til arrangement skal i god tid på forhånd gi politiet melding om dette. Dette kan være demonstrasjoner, politiske manifestasjoner, opptog, møte, sammenkomst med dans, stand eller lignende.

Søkeplikt: Dersom et arrangement har et slikt omfang at det åpenbart vil medføre behov for betydelig ferdselsregulering eller vakthold skal det leveres inn skriftlig søknad i stedet for melding. Dette kan være arrangementer som konserter, messer, festivaler m.v. Søknad skal fremlegges senest 10 dager før arrangementet.

Alle meldinger og søknader sendes til Lillehammer politistasjon på 
e-post eller post: Lillehammer politistasjon, Pb. 956, 2604 Lillehammer

Skjema melde om arrangement

Les mer om politiets bestemmelser om arrangement på offentlig sted her
Hjemmeside Lillehammer politihus

Brann
Alle store arrangement skal meldes til brann- og redningstjenesten. Meldingen bør sendes én måned før arrangementet.
Konsekvensene av en brann kan bli svært alvorlig når mange mennesker er samlet på et avgrenset område. Det er derfor viktig at utstyr og bygninger er kontrollert og vedlikeholdt for å unngå brann. Det må være tilstrekkelige og lett tilgjengelige rømningsveier og slokningsutstyr i tilfelle evakueringsbehov. 

Alle meldinger og søknader sendes til brannvesenet på e-post eller post: Lillehammer region brannvesen, Pb. 986, 2626 Lillehammer

Les mer om brannsikkerhet ved arrangementer her  (DOC) (PDF)
Meldingsskjema brann Word (DOC) (PDF)
Meldingsskjema brann PDF
Hjemmeside Lillehammer region brannvesen
 

Støy og helseberedskap
Arrangører av konserter må senest 6 uker før planlagt arrangement søke kommunal helsemyndighet om godkjenning av arrangementet dersom de skal spille musikk utendørs som kan utgjøre en støybelastning for nabolaget. Helsemyndigheten vurderer søknader og innvilger hvor lenge det kan spilles utover kveld og etter midnatt med hjemmel i Lov om folkehelsearbeid og Helsedirektoratets veileder om "Musikkanlegg og helse". I tillegg tilsier helsemyndigheten at arrangør ved større arrangementer har nødvendig vakthold, organisert helsehjelp til stede under arrangementet og at publikum tilbys nødvendige sanitærforhold.   

Søknad må inneholde:
1. Navn, adresse og telefon til arrangør
2. Tid og sted for arrangementet
3. Beskrivelse av arrangementet: Hva skal sje, hvor mange kommer osv.
4. Planer for spilling: Hvor? Hvor høyt? Hvor lenge/tidspunkt?
5. Planer for sanitæranlegg og renhold av disse under arrangement
6. Planer for helseberedskap under arrangementet

Søknaden sendes til:
Lillehammer kommune
V/ Helsevernrådgiver/ evt. kommuneoverlegen
Pb. 986
2626 Lillehammer
 

Les arbeidstilsynets veileder «Følg arbeidsmiljøloven og behold hørselen»
Les Helsedirektoratets veileder "Musikkanlegg og helse"
Les Arbeidsmiljøloven

I tillegg er det verdt å merke seg at sedvane for nattero i Lillehammer er fra kl. 23.00.


Skjenkebevilling
Ønsker man å servere alkohol på et arrangement må det søkes om skjenkebevilling. Undersøk med den arena dere skal benytte om de allerede har skjenkebevilling.
Du vil her få en kort oversikt over de ulike bevillingene:

Skjenkebevilling for en enkelt anledning
Servering av alkohol, ikke salg. Gis for en kortere periode, inntil sju dager. 
Les mer her

Salgsbevilling for en enkelt anledning
Salg av alkohol. Gis for en kortere periode, inntil sju dager. 
Les mer her

Ambulerende skjenkebevilling
Servering av alkohol i et slutta selskap, ikke salg. 
Les mer her

Fast skjenkebevilling
For skjenkesteder. Les mer her


Søknadsskjema enkeltanledning og ambulerende skjenkebevilling
Standars søknad om skjenkebevilling
Alkoholloven

Trafikk
Arrangementer på eller ved offentlig veg er søknadspliktige. Dersom arrangementet berører eller påvirker trafikken må det utarbeides en plan for hvordan trafikken skal avvikles.

Arrangementer på eller ved kommunal veg send søknad til Lillehammer kommune, ved riks- eller fylkeskommunal veg kontaktes Statens vegvesen.

 

Søknadsskjema Veg og trafikk. Lillehammer kommune
Kontakt Veg og trafikk- Lillehammer kommune
Kontakt Statens vegvesen

Helligdager
Lov om helligdagsfred regulerer støy i det offentlige rom på helligdager.


Les lov om helligdagsfred

Vakthold
1. april 2012 skjerpes kravene til vakthold. Etter denne datoen omfattes også ordensvakter som ikke er ansatt i vaktselskaper i lov om vaktvirksomhet. Det betyr at det er hovedoppgaven som en person utfører under et arrangement som avgjør hvorvidt arbeidet omfattes av loven, ikke stillingstittelen. Offentlige etater, bedrifter, serveringssteder og andre som i dag har egne ansatte som utfører vakttjenester (herunder ordenvakter/dørvakter) og som ønsker å fortsette med dette etter 1. april 2012, må søke politiet om tillatelse til egenvakthold. Serviceoppgaver som f.eks garderobe, innslipp og publikumsveiledning omfattes ikke av loven.

Fra 1. april 2012 må alle ordensvakter være ansatt i et selskap som har tillatelse til å drive vaktvirksomhet. Man kan selv drive egenvakthold, men må da ha tillatelse fra politiet. Det må gjennomføres kurs for å kunne få en slik tillatelse. 

Les mer om vaktvirksomhet her
Link søknadsskjema egenvakthold
Link til lov om vaktvirksomhet

Sanitet
Det er behov for en viss sanitetsberedskap ved store arrangement. Ved noen arrangementer er det kanskje tilstrekkelig med et par medarbeidere som er opplært i førstehjelp, mens det ved større arrangementer vil være behov for en organisasjon med leger, sykepleiere og ambulanse. Dette må inngå i den totale risikovurderingen som arrangør gjør i forkant av arrangementet.

Tilgjengelighet for alle
Dere som arrangører har et ansvar for å tilrettelegge for at flest mulig får tilgang til arrangementet. Tilgjengelighet for alle betyr at produkter, byggverk og uteområder skal utformes slik at de kan brukes av alle mennesker, i så stor utstrekning som mulig.


Les mer om tilgjengelighet og universell utforming kapittel 15 s. 99
Se sjekkliste universell utforming (DOC) (PDF)

Midlertidig konstruksjoner
Midlertidige konstruksjoner omfatter alt fra større scener til telt og boder. Midlertidige konstruksjoner må avklares med grunneier. Det må søkes om  tillatelse for midlertidige konstruksjoner som skal stå lengre enn to måneder.


Les mer om midlertidige konstruksjoner i kapittel 13 s. 91
Oversikt byggetiltak som ikke krever søknad og tillatelse
Se veileder for ulike typer byggesaker

Estetikk
Ethvert prosjekt skal prosjekterers og utføres slik at det innehar gode visuelle kvaliteter både i seg selv og i forhold til dets funksjon og dets bygde og naturlige omgivelser og plassering.
 

Miljø
Ved alle arrangementer i Lillehammer skal det utvises miljøhensyn. Det betyr blant annet å overholde lover og forskrifter som angår arrangementet. Det kan også bety å ha fokus på innkjøp og materialbruk, skadelige utslipp, reduksjon av avfall, estetikk osv.   Mange virksomheter/arenaer i Lillehammer er sertifisert som Miljøfyrtårn, og dette vil legge føringer også for dere som arrangører. Tips om Grønne arrangementer kan hentes på 
Miljøfyrtårnportalen. 
Tips om klimanøytrale arrangementer finnes på 

Mitt klima
Klimaløftet
Klima- og forurensningsdirektorate
t


Avfall
Fjerning av avfall under og etter arrangementet er arrangørens ansvar. GLØR og GLØR Partner AS kan være behjelpelig med dette. Dette må avtales konkret for hvert arrangement og medfører en kostnad for arrangør. 


Hjemmeside GLØR
E-post Glør

Matservering
All matservering må meldes til Mattilsynet, også dersom det ikke er snakk om salg men utdeling av mat/smaksprøver. Meldingen leveres via skjematjenesten 
Altinn. 

Kun privatpersoner eller lag/foreninger som vanligvis ikke driver med matproduksjon og salg som hovedaktivitet, er unntatt fra meldeplikten dersom de skal selge mat kun 1 dag. Dette gjelder for eksempel skolemusikk som skal selge vafler en dag eller kakelotteri. Det er ikke tillatt å selge kremkaker ved kakelotteri fordi dette er varer som lett blir sure og kan forårsake sykdom.

Du kan bruke Altinn både som privatperson og dersom din organisasjon er registrert i Brønnøysundsregisteret. Velg først hvilken etat du skal rapportere til, Mattilsynet, og velg fanen skjema og velg skjemaet; ny næringsmiddelvirksomhet. Her vil du få mulighet til å skrive hvor og i hvilket tidsrom frambudet skal foregå.  

Ta kontakt med Mattilsynet dersom du har spørsmål; 06040. Fra midten av mai gjelder tilf.nr: 22 40 00 00

Markedsføring/ informasjon

Kulturkalender: Alle åpne arrangement bør legges inn i byens aktivitetskalendre. Lillehammer kommune og Lillehammer Turist har samkjørte kalendre, i tillegg har lokalavisen GD en kalender som vises på avisens hjemmeside og i den trykte utgaven. Det er gratis å bruke alle disse kalendrene.
Legg inn arrangement hos Lillehammer turist/Lillehammer kommune
Legg inn arrangement i gdpuls

Banner i gågata: Det er bannerplasser i gågata og Kirkegata  som kan benyttes til markedsføring av arrangementer og attraksjoner.  For mer informasjon kontakt Lillehammer Sentrum Drift.

Boder i gågata: Det er disponible boder til utleie for bruk i gågata. For mer informasjon kontakt Lillehammer Sentrum Drift

Storskjerm Sigrid Undsets plass: For mer informasjon kontakt Lillehammer Sentrum Drift

Glassmonter/reklameskap i gågata: Leies ut på åremål. For mer informasjon kontakt Lillehammer Sentrum Drift

Skilt og reklame: Ønsker du som arrangør å sette opp skilt er dette underlagt kommunens bestemmelser for skilt- og reklameinnretninger.  Les bestemmelsene her, se særlig punkt 2.7 og 3.6

Mobile fasiliteter til leie
I Lillehammerregionen har vi en rekke aktører som kan bistå deg og ditt arrangement med ulike mobile fasiliteter som gjerder, boder, bord, toaletter, kjøkkenutstyr m.m.
Mange av disse aktørene er samlet under en egen nettportal. 
Gå til nettportalen her.

Skader
Skader som følge av arrangementer er arrangørens ansvar. Det krever at arrangør er bevisst sitt ansvar og tar en befaring på forhånd. Det er lett å skade trær, plen, planter, utemøbler, lysstolper, flaggstenger, gatestein, asfalt med mer hvis man ikke tar forhåndsregler. Det er viktig å ha god dialog med arena-/grunneier båe i forkant og etter arrangementet.

Kart
Klikk her for å gå til kommunens karttjeneste. Bruk funksjonene Stedsnavn og Interessepunkt for å finne de ulike arenaer/steder.
 
Tilskudd til arrangement

Her kan du finne tips til ulike steder å søke tilskudd. Alle lag og foreninger hjemmehørende i Lillehammer kan gratis få tilgang til den nasjonale portalen Tilskudd.no.

Aktivitet som angår luftrom
Ved bruk av reklameballonger eller lignende i luftrommet må arrangør vurdere hvorvidt dette kan påvirke flyvning. Det skal særlig utvises aktsomhet i luftambulansens traseer til sykehuset Innlandet. 


Les mer om aktivitet i luftrom her (DOC) (PDF)
Kart som viser traseer for luftambulansen
Luftfartstilsynet
Avinor

Motorferdsel i utmark
All ferdsel med motorisert kjøretøy utenfor vei og innmark blir regulert gjennom lov om motorferdsel i utmark. Motorisert kjøretøy omfatter alle kjøretøyer, fartøyer og luftfartøyer.


Les mer om regulering av motorferdsel i utmark

Frivillige
Å ha en god frivilligstab er ofte avgjørende for gjennomføringen av store arrangementer. Enkeltpersoner bidrar som regel gratis mens lag og foreninger får ofte betalt for en større dugnadsinnsats.
I følge arbeidsmiljøloven er en frivillig ved et stort arrangement å betrakte som en arbeidstaker. Arrangør er å betrakte som arbeidsgiver og dermed ansvarlig for den frivilliges sikkerhet.

Les mer om å jobbe med frivillige i veileder for sikkerhet ved store arrangement i kapittel 5.
Du kan finne oversikt over registrerte lag og foreninger her  

Innspill
Ta gjerne kontakt hvis dere har forslag til forbedringer av arrangementsveilederen.


E-post for innspill