Bruk av arenaer
Kontakt arenaene direkte  for å avtale bruk. 

Sikkerhet
Sikkerhet er en grunnleggende del av et arrangement og arrangørene har et stort ansvar overfor artister, medarbeidere, frivillige og publikum. Det er viktig at alle risikoforhold blir identifisert og håndtert slik at risikoene i arrangementet vurderes som akseptable.

Alle arrangører bør  foreta en risiko- og sårbarhetsanalyse av sitt arrangement og utarbeide en beredskapsplan. Stikkord for dette arbeidet er: Hva kan skje, hvor sannsynlig er det at det skjer og hvilke tiltak må iverksettes? Les mer om risiko i kapittel 2 i veilederen for sikkerhet ved store arrangement.

Her finner du DSBs veileder for sikkerhet ved store arrangement.
Enkelt ROS-skjema (DOC) (PDF)

Politi
Meldeplikt: Den som vil benytte offentlig sted til arrangement skal i god tid på forhånd gi politiet melding om dette. Dette kan være demonstrasjoner, politiske manifestasjoner, opptog, møte, sammenkomst med dans, stand eller lignende.

Søkeplikt: Dersom et arrangement har et slikt omfang at det åpenbart vil medføre behov for betydelig ferdselsregulering eller vakthold skal det leveres inn skriftlig søknad i stedet for melding. Dette kan være arrangementer som konserter, messer, festivaler m.v. Søknad skal fremlegges senest 10 dager før arrangementet.

Alle meldinger og søknader sendes til Lillehammer politistasjon på e-post eller post: Postboks 355, 2303 Hamar
Les mer om politiets bestemmelser om arrangement på offentlig sted her

Brann
Alle store arrangement skal meldes til brann- og redningstjenesten. Meldingen bør sendes én måned før arrangementet.
Konsekvensene av en brann kan bli svært alvorlig når mange mennesker er samlet på et avgrenset område. Det er derfor viktig at utstyr og bygninger er kontrollert og vedlikeholdt for å unngå brann. Det må være tilstrekkelige og lett tilgjengelige rømningsveier og slokningsutstyr i tilfelle evakueringsbehov. 

Meldinger om mindre arrangementer sendes til brannvesenet på e-post eller post: Lillehammer region brannvesen, Pb. 986, 2626 Lillehammer.

Større arrangementer registreres og meldes gjennom arrangementsportalen CIM-event: https://www.lillehammer.no/effektiv-samhandling-gjennom-cim-event.6568767-570537.html

Les mer om brannsikkerhet ved arrangementer her  (DOC) (PDF)
Hjemmeside Lillehammer region brannvesen
 
Støy og helseberedskap
Arrangører av konserter må senest 4 uker før planlagt arrangement søke kommunal helsemyndighet om godkjenning av arrangementet dersom de skal spille musikk utendørs som kan utgjøre en støybelastning for nabolaget. Helsemyndigheten vurderer søknader og innvilger hvor lenge det kan spilles utover kveld og etter midnatt med hjemmel i Lov om folkehelsearbeid og Helsedirektoratets veileder om "Musikkanlegg og helse". I tillegg tilsier helsemyndigheten at arrangør ved større arrangementer har nødvendig vakthold, organisert helsehjelp til stede under arrangementet og at publikum tilbys nødvendige sanitærforhold.   

Søknad må inneholde:
1. Navn, adresse og telefon til arrangør
2. Tid og sted for arrangementet
3. Beskrivelse av arrangementet: Hva skal skje, hvor mange kommer osv.
4. Planer for spilling: Hvor? Hvor høyt? Hvor lenge/tidspunkt?
5. Planer for sanitæranlegg og renhold av disse under arrangement
6. Planer for helseberedskap under arrangementet

Søknaden sendes til:

E-post: postmottak@lillehammer.kommune.no
Eller:
Lillehammer kommune
V/MIljørettet helsevern/ evt. kommuneoverlegen
Pb. 986
2626 Lillehammer
 
Les arbeidstilsynets veileder «Følg arbeidsmiljøloven og behold hørselen»
Les Helsedirektoratets veileder "Musikkanlegg og helse"

I tillegg er det verdt å merke seg at sedvane for nattero i Lillehammer er fra kl. 23.00.

Skjenkebevilling
Ønsker man å servere alkohol på et arrangement må det søkes om skjenkebevilling. Undersøk med den arenaen dere skal benytte om de allerede har skjenkebevilling.
Les mer om skjenkebevilling her
 

Trafikk
Arrangementer på eller ved offentlig veg er søknadspliktige. Dersom arrangementet berører eller påvirker trafikken må det utarbeides en plan for hvordan trafikken skal avvikles.

Arrangementer på eller ved kommunal veg send søknad til Lillehammer kommune, ved riks- eller fylkeskommunal veg kontaktes Statens vegvesen.
Veg og trafikk- Lillehammer kommune
Statens vegvesen 
Fylkesveger

Helligdager
Lov om helligdagsfred regulerer støy i det offentlige rom på helligdager.
Les lov om helligdagsfred

Vakthold
Ordensvakter som ikke er ansatt i et vaktselskap omfattes også av lov om vaktvirksomhet. Det betyr at det er hovedoppgaven som en person utfører under et arrangement som avgjør hvorvidt arbeidet omfattes av loven, ikke stillingstittelen. Serviceoppgaver som f.eks garderobe, innslipp og publikumsveiledning omfattes ikke av loven.

Alle ordensvakter må være ansatt i et selskap som har tillatelse til å drive vaktvirksomhet. Man kan selv drive egenvakthold, men må da ha tillatelse fra politiet. Det må gjennomføres kurs for å kunne få en slik tillatelse. 
Link til lov om vaktvirksomhet 

Sanitet
Det er behov for en viss sanitetsberedskap ved store arrangement. Ved noen arrangementer er det kanskje tilstrekkelig med et par medarbeidere som er opplært i førstehjelp, mens det ved større arrangementer vil være behov for en organisasjon med leger, sykepleiere og ambulanse. Dette må inngå i den totale risikovurderingen som arrangør gjør i forkant av arrangementet.

Tilgjengelighet for alle
Dere som arrangører har et ansvar for å tilrettelegge for at flest mulig får tilgang til arrangementet. Tilgjengelighet for alle betyr at produkter, byggverk og uteområder skal utformes slik at de kan brukes av alle mennesker, i så stor utstrekning som mulig.
Les mer om tilgjengelighet og universell utforming kapittel 15 s. 137 
 

Midlertidige konstruksjoner
Midlertidige konstruksjoner omfatter alt fra større scener til telt og boder. Midlertidige konstruksjoner må avklares med grunneier. Det må søkes om  tillatelse for midlertidige konstruksjoner som skal stå lengre enn to måneder.
Les mer om midlertidige konstruksjoner i kapittel 13 s. 121
Les mer om byggesak her

Estetikk
Ethvert prosjekt skal prosjekterers og utføres slik at det innehar gode visuelle kvaliteter både i seg selv og i forhold til dets funksjon og dets bygde og naturlige omgivelser og plassering.
 

Miljø
Ved alle arrangementer i Lillehammer skal det utvises miljøhensyn. Det betyr blant annet å overholde lover og forskrifter som angår arrangementet. Det kan også bety å ha fokus på innkjøp og materialbruk, skadelige utslipp, reduksjon av avfall, estetikk osv.  Lillehammer-region vekst har utarbeidet en veileder for hvordan arrangementer kan bli mer bærekraftige. Arrangører som ønsker å søke kommunen eller regionen om tilskudd over kr 50 000 må legge ved søknaden en bærekraftsanalyse. 

Veileder for bærekraftige arrangementer

Flere tips om grønne arrangementer kan hentes på 
Miljøfyrtårnportalen.
Sjekkliste for bærekraftige arrangement_lnu
Miljødirektoratet

Avfall
Fjerning av avfall under og etter arrangementet er arrangørens ansvar. GLØR og GLØR Partner AS kan være behjelpelig med dette. Dette må avtales konkret for hvert arrangement og medfører en kostnad for arrangør. 
Hjemmeside GLØR
E-post Glør

Matservering
All matservering må meldes til Mattilsynet, også dersom det ikke er snakk om salg men utdeling av mat/smaksprøver. 

Kun privatpersoner eller lag/foreninger som vanligvis ikke driver med matproduksjon og salg som hovedaktivitet, er unntatt fra meldeplikten dersom de skal selge mat kun 1 dag. Dette gjelder for eksempel skolemusikk som skal selge vafler en dag eller kakelotteri. Det er ikke tillatt å selge kremkaker ved kakelotteri fordi dette er varer som lett blir sure og kan forårsake sykdom.


Markedsføring/ informasjon

Kulturkalender: Alle åpne arrangement bør legges inn i Kulturnett Innlandet. Denne kalenderen vises i tillegg til fylkets hjemmeside også på hjemmesidene til Lillehammer kommune og Visit Lillehammer. Arrangementene vil også vises i den trykte utgaven av GD.  Det er gratis å bruke kalendrene.
Legg inn ditt arrangement her

 

Kontakt Lillehammer sentrum Drift hvis dere ønsker å markedsføre dere i gågata. De kan hjelpe dere med bannere, boder, reklameskap og storskjermen på Sigrid Undsetsplass. 

Skilt og reklame: Ønsker du som arrangør å sette opp skilt er dette underlagt kommunens bestemmelser for skilt- og reklameinnretninger.  Les bestemmelsene her, se særlig punkt 2.7 og 3.6

Mobile fasiliteter til leie
I Lillehammerregionen har vi en rekke aktører som kan bistå deg og ditt arrangement med ulike mobile fasiliteter som gjerder, boder, bord, toaletter, kjøkkenutstyr m.m.
Mange av disse aktørene er samlet under en egen nettportal. Gå til nettportalen her.

Skader
Skader som følge av arrangementer er arrangørens ansvar. Det krever at arrangør er bevisst sitt ansvar og tar en befaring på forhånd. Det er lett å skade trær, plen, planter, utemøbler, lysstolper, flaggstenger, gatestein, asfalt med mer hvis man ikke tar forhåndsregler. Det er viktig å ha god dialog med arena-/grunneier båe i forkant og etter arrangementet.

Kart
Klikk her for å gå til kommunens karttjeneste. Bruk funksjonene Stedsnavn og Interessepunkt for å finne ulike arenaer/steder.

Norgeskart.no
 
Tilskudd til arrangement
Her kan du finne tips til ulike steder å søke tilskudd. Alle lag og foreninger hjemmehørende i Lillehammer kan gratis få tilgang til den nasjonale portalen Tilskuddsportalen.no som er et digitalt oppslagsverk med over 2700 søkbare tilskudd. 

Aktivitet som angår luftrom
Ved bruk av reklameballonger eller lignende i luftrommet må arrangør vurdere hvorvidt dette kan påvirke flyvning. Det skal særlig utvises aktsomhet i luftambulansens traseer til sykehuset Innlandet. 

Les mer om aktivitet i luftrom her (DOC) (PDF)
Kart som viser traseer for luftambulansen
Luftfartstilsynet
Avinor

Motorferdsel i utmark
All ferdsel med motorisert kjøretøy utenfor vei og innmark blir regulert gjennom lov om motorferdsel i utmark. Motorisert kjøretøy omfatter alle kjøretøyer, fartøyer og luftfartøyer.

Les mer om regulering av motorferdsel i utmark

Frivillige
Å ha en god frivilligstab er ofte avgjørende for gjennomføringen av store arrangementer. Enkeltpersoner bidrar som regel gratis mens lag og foreninger får ofte betalt for en større dugnadsinnsats.
I følge arbeidsmiljøloven er en frivillig ved et stort arrangement å betrakte som en arbeidstaker. Arrangør er å betrakte som arbeidsgiver og dermed ansvarlig for den frivilliges sikkerhet.

Les mer om å jobbe med frivillige i veileder for sikkerhet ved store arrangement i kapittel 5. s. 57
Frivillig.no er en nasjonal organisasjon for frivillig arbeid
Du kan finne oversikt over registrerte lag og foreninger her  

Innspill
Ta gjerne kontakt hvis dere har forslag til forbedringer av arrangementsveilederen.

E-post for innspill