Hva er elektronisk faktura?

  • Elektronisk faktura er en faktura i et strukturert dataformat som overføres elektronisk fra selger til kjøper og som kan importeres i kjøpers økonomisystem og behandles maskinelt.
  • Elektronisk handelsformat (EHF) er en ressurseffektiv og rask måte å sende og motta elektroniske fakturaer på. For mer informasjon om formatet, se link her.
  • Overføring av fakturafilene skal skje via aksesspunkt. Et aksesspunkt er en meldingsformidler som har en avtale om formidling av dokumenter i et strukturert oppsett til andre aksesspunkt. For mer informasjon om aksesspunkt, se link her.
  • Elektronisk adresse til virksomheten er virksomhetens organisasjonsnummer.

Elektronisk faktura adresse:

Lillehammer: 945578564

Øyer: 961381185

Gausdal: 961381274

  • For mer informasjon om mottakere, se også link her.
  • Noe mer du lurer på, se nettsiden anskaffelser.no.

Elektronisk faktura er ikke pdf-fil i epost.

 

Hva må du som leverandør gjøre?

Som leverandør til kommunene forutsettes det at du selv eller via andre kan levere Elektronisk handelsformat (EHF).

For å lage elektronisk faktura i EHF-format har du følgende valg;

  • Du kan produsere dine fakturaer i EHF i et eget fakturasystem.
  • Oversikt over regnskapssystemer som kan levere EHF, se link her.
  • Du kan benytte formidlingstjenester som er knyttet til aksesspunkt.
  • Du kan bruke en nettbasert fakturaportal, der du kan registrere din faktura og få den sendt på rett måte
  • Du kan bruke bedriftsportal hos bankene. Ta kontakt med banken for aktivering av tjeneste.

Slik merkes fakturaer til kommunen

  • Kommunen mottar mange fakturaer som mangler riktig merking slik at fakturaene stopper opp og betaling til leverandør kan bli forsinket.
  • Her følger en oppskrift for hvordan du som leverandør kan merke og sende fakturaer til kommunen på en riktig måte.

Merking på faktura

Fakturaer skal være merket med enten ordrenummer fra vårt eHandelssystem eller ansattnummeret til den som skal attestere fakturaen (fakturaattestant) i feltene som er beskrevet nedenfor. Det må kun merkes med ordrenummer/fakturaattestantnummer i disse feltene, ikke tekst.

Fakturaattestantnummer oppgis fra bestiller i kommunen.

Plassering i feltene på EHF-fakturaen skal være slik:

  • Ordrenummer fra eHandel består av 9 siffer og starter med 10xxxxxxx. Det skal plasseres i felt for Ordrenummer, bestillernummer eller Deres ref.

På EHF-fakturaen legges det i feltet: Invoice/OrderReference eller Invoice/BuyerReference.
 

  • Hvis det ikke foreligger ordrenummer fra eHandel, skal faktura merkes med fakturaattestantnummer bestående av 6 siffer. Dette nummeret plasseres i felt for «Deres ref» eller «Deres best.nr».

På EHF-fakturaen legges det i feltet: Invoice/BuyerReference.

Purringer/inkassosaker

Sendes som PDF til e-postadresse fakturascan@lillehammer.kommune.no

 eller i papirform til kommunenes postmottak;

Gausdal kommune/Øyer kommune/Lillehammer kommune

Fakturamottak

Postboks 986

2626 Lillehammer

Korrigering

Dersom det er nødvendig å korrigere fakturaen etter avsendelsen, skal det utstedes en kreditnota og ny korrekt faktura etter gjeldende krav og digital flyt som er beskrevet på denne siden.

Vurderer å avvise og sende tilbake fakturaer som ikke følger krav

Ta kontakt med fakturaavdelingen på e-post: fakturascan@lillehammer.kommune.no eller via Lillehammer kommunes servicetorg på telefon 61 05 05 00

Information about electronic invoices in English

Har du spørsmål?