Denne delen av reglementet gjelder for alle kommunale organer i Lillehammer kommune opprettet i medhold av kommuneloven kap. 5.
Reglementet er utformet i tråd med fullmakt gitt gjennom vedtak i kommunestyret 14.06.2023, sak 56/23 og 28.09.23, sak 65/23.
Gjeldende fra og med kommunevalgperioden 2023-2027.
Kapittel 1 Hjemmel og virkeområde
1-1 Hjemmel
Reglementet er hjemlet i lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 22. juni 2018 nr. 83.
Kommuneloven § 5-13 sier følgende:
«Folkevalgte organer skal ha et reglement som fastsetter
a) organets virkeområde og eventuelle vedtaksmyndighet
b) tidsperioden som organet er opprettet for
c) eventuelle andre sentrale bestemmelser om organets virksomhet».
Videre sier kommuneloven § 11-12 at:
«Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv et reglement med nærmere regler for saksbehandlingen i folkevalgte organer.»
1-2 Virkeområde
Denne delen av reglementet gjelder for alle de kommunale organer i Lillehammer kommune som er opprettet i medhold av kommuneloven kap. 5 og som kommunestyret skal ha et reglement for, så som kommunestyret, formannskapet, utvalgene og rådene. Slike organer omtales i det følgende som folkevalgte organer.
Reglementet regulerer saksbehandling og møtevirksomhet i folkevalgte organer i Lillehammer kommune samt plikter, rettigheter og tilrettelegging for de folkevalgte.
Reglementet må tolkes i tråd med øvrige relevante bestemmelser, så som kommuneloven, forvaltningsloven, offentleglova, arkivlova, valglova og andre lover som også gjelder for folkevalgte organers virksomhet.
Kapittel 2 Folkevalgtes rettigheter og plikter
2-1 Den folkevalgte har rett til:
- Å få innvilget permisjon fra sitt arbeid i det omfang det er nødvendig på grunn av møteplikt i kommunale organer.
- Å få innvilger permisjon fra sitt arbeid i valgperioden for å utføre heltids eller deltids kommunale verv.
- Å søke om fritak fra vervet for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, dersom vedkommende ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet.
- Å få vurdert sin habilitet etter forvaltningslovens og kommunelovens bestemmelser.
- Å be om fritak fra å delta ved behandlingen av en sak når vektige personlige grunner tilsier dette.
- Å få innsyn i saksdokumenter og informasjon om saker som er under behandling.
- Å få dekket utgifter og økonomisk tap som følger av vervet. (Det vises til Forskrift om folkevalgtes arbeidsvilkår)
- Å få godtgjøring for arbeidet som folkevalgt. (Det vises til Forskrift om folkevalgtes arbeidsvilkår)
2-2 Den folkevalgte plikter:
- Å ta imot valg til kommunale organer, med mindre man kan kreve seg fritatt i lov.
- Å delta i møter i kommunale organer hvor man er valgt medlem, med mindre man har gyldig forfall, jf. punkt 4-5 i reglementet.
- Å si fra i god tid om forhold som gjør, eller kan gjøre, vedkommende inhabil.
- Å avgi stemme når en sak tas opp til avstemning (kun ved valg samt vedtak om ansettelser er det adgang til å stemme blankt).
Folkevalgte plikter ellers å lojalt å overholde de lover, forskrifter og reglementer som gjelder for folkevalgt virksomhet i Lillehammer kommune.
Kapittel 3 Tilrettelegging for folkevalgte
3-1 Generelle arbeidsvilkår for folkevalgte
Kommunens politiske styringsstruktur legger til grunn at de folkevalgtes forberedelser til møter i folkevalgte organer gjøres på fritiden. Antall møter, tidspunkt for møtene, saksmengde, omfanget av dokumenter, tilgang til tjenester mv. skal så langt som mulig tilpasses dette.
3-2 Tilrettelegging for folkevalgte med funksjonsnedsettelse
Kommunen skal legge til rette slik at nedsatt funksjonsevne ikke hindrer deltakelse i kommunens folkevalgte organer.
3-3 Opplæring
De folkevalgte skal ha opplæring i kommunens politiske og administrative plan- og styringssystem, kommunale organers sammensetning, myndighet og ansvarsområde, samt kommunens verdier, god forvaltningsskikk og øvrige forhold som er viktige for å utøve vervet som folkevalgt.
Det er obligatorisk å delta i opplæringen som gis nyvalgte og gjenvalgte medlemmer av kommunestyret ved starten av hver valgperiode.
Opplæringen administreres av politisk sekretariat.
3-4 Løsninger for sakspapirer og kommunikasjon
Politisk sekretariatet legger innkalling og dokumenter til møtene tilgjengelig for alle i møteportalen på kommunens internettsider og i en egen digital løsning for folkevalgte. Sakspapirene kan åpnes opp i en nettleser på telefon, nettbrett eller PC, eller i den digitale løsningen. Saksdokumenter blir ikke trykket opp eller distribuert på papir.
Nettbrett og tilhørende programvare for å lese og arbeide med saksdokumenter tildeles:
- Faste medlemmer av kommunestyret
- De første 1/3 av vararepresentanten for hver partigruppe i kommunestyret
- Medlemmene i eldrerådet og rådet for personer med funksjonsnedsettelse
Det gis egen opplæring i bruk av systemene.
De representantene som tildeles nettbrett, har automatisk tilgang til trådløst nettverk på rådhuset. Vararepresentanter som ønsker det, kan få internettilgang ved henvendelse til politisk sekretariat – i god tid før det aktuelle møtet.
Nærmere regler for bruk av nettbrett
Nettbrettene som tildeles har wifi, men er ikke tilrettelagt for sim-kort. Ønskes internettilgang gjennom mobilt nettverk, henvises de som trenger dette til å koble til via egen mobiltelefon.
Nettbrettet skal ha tilstrekkelig lagringsplass til dokumenter knyttet til den politiske virksomheten for hele fireårsperioden. Dersom lagringsplassen likevel skulle fylles opp, forutsettes det at brukeren selv frigjør lagringsplass.
Nettbrettet er kommunal eiendom. Du som folkevalgt får låne det som et arbeidsredskap til hjelp for utøving av vervet.
Det er anledning til å bruke brettet til private formål, men da på eget ansvar. Kommunen er ikke ansvarlig for filer du selv lagrer på brettet, og tap eller skade på slike er derfor kommunen uvedkommende.
Nettbrettet er ment til bruk i hele valgperioden. Ved uttreden, samt ved fritak fra det folkevalgte vervet på mer enn tre måneder, skal nettbrettet leveres tilbake til kommunen.
Dersom det oppstår feil som ikke kan utbedres, har kommunen ingen erstatningsplikt for personlige bilder, filer osv. som er lagret på brettet, jf. ovenfor. Ved feil vil kommunen først forsøke å rette feilen. Man må være forberedt på at dette kan innebære at innhold slettes og programvaren legges inn på nytt. Kan ikke feilen løses, tas brettet inn og du får tildelt nytt.
Er feil eller skade forårsaket av privat bruk, må man selv dekke kostnaden med nytt brett.
E-post
På de nettbrett som tildeles av kommunen, er det installert en egen epostkonto med tilhørende epostadresse som brukes ved kommunikasjon mellom de folkevalgte og politisk sekretariat. Det forventes at de folkevalgte holder seg oppdatert om informasjon som sendes på denne e-postadressen, også utenom de oppsatte møtene.
3-5 Møterom
Partigrupper med plass i kommunestyret kan på kveldstid benytte møterommene i 2. etasje på rådhuset vederlagsfritt. Møtevirksomheten avgrenses til interne møter med egne medlemmer i kommunestyregruppe eller lokallag og eventuelt med andre eksterne møtedeltakere som er spesielt inviterte og som blir registrert. Møterom må bestilles på forhånd og partipolitiske møter har ikke forrang fremfor allerede avtalt bruk av lokalene.
Offentlige, publikumsrettede møter og arrangementer, som debatter og folkemøter, må legges til andre lokaler enn Lillehammer rådhus. Ved leie av øvrige kommunale lokaler, har de politiske partiene samme vilkår som andre lag og foreninger.
3-6 Nøkkelkort
Alle faste medlemmer av kommunestyret, samt de første 1/3 av vararepresentantene for hver partigruppe i kommunestyret, skal ha nøkkelkort for tilgang til rådhuset.
Kapittel 4 Om møter i folkevalgte organer
4-1 Møteprinsippet
Folkevalgte organer behandler saker og treffer sine vedtak i møter. Møtene kunngjøres på forhånd på hensiktsmessig måte. Møtene skal være åpne for tilhørere, bortsett fra i særlige tilfeller der møtet vedtas avholdt for lukkede dører, jf. kommuneloven § 11-5.
Saksliste, saksframlegg og protokoller som ikke er unntatt offentlighet skal gjøres tilgjengelig for allmennheten.
4-2 Beramming av møter
Møte i folkevalgte organer avholdes etter oppsatt møteplan, og ellers når organet selv bestemmer det, kommunestyret vedtar det, organets leder mener det er nødvendig eller når minst 1/3 av medlemmene krever det.
For kommunestyret, formannskapet, utvalgene og rådene utarbeides det en helårlig møteplan. Denne skal samordnes for å sikre at rådene og utvalgene kan ta del i saksbehandlingen og høres i saker av betydning for deres ansvarsområde. Grunnskolens høst-, vinter- og sommerferie skal så vidt mulig være møtefrie.
Som hovedregel avholdes møtene slik:
- Kommunestyret: én gang pr. måned, på torsdager. Halvparten av møtene avholdes på dagtid og halvparten på kveldstid. Dagsmøtene varer som hovedregel fra kl. 09.00-15.00 og kveldsmøtene som hovedregel fra kl. 18.00-22.00. Ved ekstra stor saksmengde kan møterammen utvides for enkelte av møtene.
- Formannskapet: annenhver tirsdag kl. 10.00
- Utvalgene: én gang pr. måned
- Rådene: én gang pr. måned
- Andre folkevalgte organer etter behov
4-3 Fjernmøter
Ved ekstraordinære omstendigheter som gjør det krevende eller utilrådelig å samle alle deltakerne til ordinære fysiske møter, har folkevalgte organer anledning til å gjennomføre møter som fjernmøter etter kommuneloven § 11-7. Prinsippene om møteoffentlig, slik de er formulert i kommunelovens § 11-5, skal være oppfylt for å kunne avholde fjernmøter. Det skal fremgå av møteinnkallingen om møtet avholdes som fjernmøte.
4-4 Møteinnkalling og saksliste
Lederen av det folkevalgte organet setter opp saksliste for det enkelte møtet. Det praktiske arbeidet foregår i samarbeid med kommunedirektør/kommunalsjef eller den han/hun bemyndiger.
Det folkevalgte organets medlemmer skal få innkalling til møter med rimelig varsel. Innkallingen distribueres elektronisk. Med rimelig varsel menes at innkallingen skal gjøres kjent for medlemmene senest sju dager før møtedagen. Ved avvik fra dette, varsles de folkevalgte.
Sakslisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. Dokumentene gjøres tilgjengelig på kommunens nettsider så snart de foreligger.
Innkallingen i form av saklisten skal inneholde opplysninger om tid og sted for møtet, oversikt over de saker som skal behandles og eventuelle orienteringer som skal gis. Saksframlegg med forslag til vedtak/innstilling samt tilhørende vedlegg skal normalt følge sakslista. Unntaksvis kan det til et møte vurderes å ettersende tilleggssaksliste med tilhørende møtedokumenter dersom ordfører eller organets leder vurderer at særlige hensyn tilsier det. Møtedokumenter som er unntatt offentlighet skal merkes særskilt og distribueres på forsvarlig måte. Slike dokumenter gjøres kun tilgjengelig for møtende medlemmer/varamedlemmer. Eventuelt trykte saksdokumenter leveres møtesekretæren for makulering ved møtets slutt.
4-5 Møteplikt og forfall
Den som er valgt som medlem av kommunalt folkevalgt organ, plikter å delta i organets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall, jf. kommunelovens § 8-1. Med gyldig forfall menes sykdom, andre viktige velferdsgrunner, eller særlige utfordringer knyttet til yrkesmessige forpliktelser.
Forfall kan føre til avkortning av godgjøring.
Forfall knyttet til velferdsgrunner kan være barnepass og tilsvarende omsorg for pleietrengende familiemedlemmer eller andre nærstående. Egne barns skoleavslutning og tilsvarende kan godkjennes som gyldig forfall.
Folkevalgte har krav på å få dekket utgifter til barnepass til barn under 12 år. I begrunnelsen for forfall knyttet til barnepass bør det derfor fremgå hvorfor dette ikke er et alternativ.
Forfall skal snarest meldes til møtesekretær. Forfallsgrunn skal oppgis. Ved forfall til kommunestyret skal også egen gruppeleder varsles.
Forfall fra deler av et møte følger de samme regler som for forfall fra hele møter. Slikt forfall skal også meldes i så god tid på forhånd som mulig, slik at varamedlem kan bli innkalt. I enkelte tilfeller kan det oppstå situasjoner som gir gyldig forfallsgrunn underveis i et møte, uten at man har hatt mulighet til å melde forfall på forhånd. Dette kan for eksempel skje dersom et møte varer lenger enn oppsatt, eller forfallsgrunnen oppstår underveis i møtet. Slikt forfall meldes til møteleder så snart som mulig
Etter kommuneloven § 8-2 har arbeidstaker krav på fri fra arbeid i det omfang dette er nødvendig på grunn av møteplikt i kommunale folkevalgte organer. Arbeidstaker har også rett til permisjon fra sitt arbeid i fire år eller for resten av valgperioden for å utføre heltids- eller deltids kommunale verv.
Etter kommuneloven § 11-11 kan en folkevalgt søke om å bli fritatt fra å delta i behandlingen av en sak hvis personlige grunner tilsier fritak. Det folkevalgte organet avgjør selv om han eller hun skal fritas.
Møtesekretær innkaller straks varamedlem for den eller de medlemmer som har meldt gyldig forfall. Varamedlem innkalles iht. vedtatt varaplassliste, så vidt mulig i den nummerorden de er valgt. Varamedlemmer har, når de er innkalt, samme møteplikt som faste medlemmer av organet. Varamedlemmer plikter å holde seg orientert om møteplanen og de saker som behandles i organer de er varamedlemmer i.
4-6 Inhabilitet
I spørsmål om inhabilitet gjelder reglene i forvaltningsloven kap. II og kommuneloven § 11-10. I Lillehammer kommune gjelder i tillegg følgende: Folkevalgte som er medlemmer av styret i aksjeselskaper hvor kommunen er eier eller medeier, skal fratre når saker som vedrører disse selskapene behandles i kommunale organer.
De folkevalgte har plikt til å vurdere sin egen habilitet, og skal i god tid før møtet melde fra til sekretariatet om forhold som kan ha betydning for egen habilitet, slik at habilitetsspørsmålet kan vurderes juridisk og varamedlem innkalles.
Det er det folkevalgte organet selv som avgjør habilitetsspørsmålet. Det aktuelle medlemmet fratrer under behandlingen av habilitetsspørsmålet. Avgjørelsen protokollføres med begrunnelse. Om det aktuelle medlemmet vurderes som inhabilt, skal han/hun fratre også ved behandlingen av saken. Det innkalte varamedlemmet tar sete.
For ytterligere informasjon om habilitetsvurderinger, vises til veilederen «Habilitet i kommuner og fylkeskommuner», utarbeidet av Kommunal- og regionaldepartementet (H-2266).
Kapittel 5: Gjennomføring av møter i folkevalgte organer
5-1 Møteoffentlighet
Alle har rett til å være til stede i møter i folkevalgte organer dersom ikke annet følger av kommuneloven § 11-5.
Hvis det blir vedtatt at et møte skal lukkes, skal hjemmelen for vedtaket tas inn i protokollen, jf. kommuneloven § 11-4 andre ledd første setning.
Hvis noen ber om det, og hvis det ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet, skal møtelederen gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter, jf. kommuneloven § 11-6.
5-2 Oppstart av møtet og vedtaksførhet
Møter i folkevalgte organer ledes av organets leder eller av nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg.
Når møtet skal begynne, foretar møteleder navneopprop av medlemmene og de varamedlemmer som skal møte for fraværende medlemmer. Er det lovmessig minste antallet til stede – minst halvparten - erklæres møtet for vedtaksført og lovlig satt.
I konstituerende møte må minst 2/3 av representantene være til stede for at møtet skal være vedtaksført.
Fra det tidspunkt møtet erklæres lovlig satt og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møtelederen. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til møtelederen før de tar sete.
5-3 Godkjenning av innkalling, saksliste og protokoll
Møteleder skal be om det folkevalgte organets godkjenning av innkallingen og sakslisten. Dersom det er aktuelt å endre rekkefølgen på sakene, skal møteleder be om organets godkjenning av dette.
Dersom en sak skal behandles for lukkede dører iht. kommunelovens § 11-5 og/eller forvaltningslovens kap. III § 13 om taushetsplikt, skal dette avgjøres først - enten ved at ordføreren fastslår dette i medhold av lovbestemmelse, eller ved at spørsmålet avgjøres ved avstemning. Lovhjemmel for lukking skal framgå av møteprotokollen.
Protokollen fra foregående møte tas opp til godkjenning.
5-4 Saker som ikke står på sakslisten
Det kan også treffes vedtak i sak som ikke er oppført på saklisten, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette, jf. kommuneloven § 11-3.
På tilsvarende måte kan organet fatte vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møtelederen eller minst 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det.
Et hvert medlem av et folkevalgt organ kan rette forespørsler til lederen i møtet, også om saker som ikke står på sakslisten, jf. kommuneloven § 11-2. Lederen avgjør om forespørselen skal besvares i møtet, eller i et senere møte.
5-5 Redegjørelse for saken
Etter godkjenning av innkalling, saksliste og protokoll behandles de saker som er oppført på sakslisten i den orden de er oppført.
Møteleder leser opp saksnummer og tittel, og viser til innstillingen/forslaget til vedtak. Møteleder tar deretter saken opp til debatt.
Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning eller kommunestyret vedtar å utsette forhandlingene om den.
Et folkevalgt organ kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på sakslisten.
5-6 Gjennomføring av debatten
For kommunestyret gjelder egne regler for taletid og gjennomføring av debatt. Disse gjengis i de særlige retningslinjene som gjelder for kommunestyret. Utvalgene og rådene kan også innføre taletid i sine møter.
Møteleder spør ved innledning til debatt om noen av organets medlemmer vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møteleder rekkefølgen mellom dem.
Finner møteleder at en sak er drøftet ferdig, foreslås strek satt. Ved avstemning om dette kan det med 2/3 flertall vedtas å avslutte ordskiftet om saken. Før strek settes, skal møteleder spørre om noen av medlemmene i organet har forslag som skal fremmes. Eventuelle nye forslag skal tillates fremmet før strek settes.
5-7 Forslag
Møtende medlemmer og varamedlemmer kan fremme forslag til vedtak i sakene på sakslista. Forslag skal fremmes muntlig og oversendes elektronisk til møteleder, kommunedirektør og møtesekretær før ordskiftet i saken er ferdig. Møteleder refererer forslaget. Møteleder kan gjøre unntak fra kravet om skriftlighet.
Forslag som tidligere er fremmet i andre organer, og er blitt nedstemt, må fremmes på nytt under den nye behandlingen dersom forslagsstilleren eller en annen representant ønsker avstemning over forslaget. Dette må skje før saken tas opp til avstemning.
5-8 Avstemning
Når møteleder har erklært at debatten er avsluttet, tas saken opp til avstemning.
Fra det tidspunkt møteleder har kunngjort at saken tas opp til avstemning, er det ikke anledning til å fremme forslag eller å ta ordet til saken. Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. Medlemmene kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig, og de har plikt til å avgi stemme.
Møteleder fremmer forslag om hvordan avstemningen skal gjennomføres. Er saken delt opp eller det skal stemmes over flere forslag, setter møteleder fram forslag om rekkefølgen av avstemningene. De mest ytterliggående forslag skal tas opp til avstemning først. Organets medlemmer har anledning til å be om ordet til møteleders forslag til avstemningsmåte. Blir det ordskifte om dette, skal møteleder påse at talerne holder seg til avstemningsspørsmålet.
Før endelig avstemning i en sak, kan organet vedta prøveavstemning. Denne er ikke bindende. Er innstillingen eller det forslag det skal stemmes over, delt i flere poster eller paragrafer, bør det stemmes foreløpig over hver enkelt post eller paragraf, og deretter til slutt over hele innstillingen eller hele forslaget.
Avstemning skal skje på en av følgende måter:
- ved stilltiende godkjenning, dvs. ingen ytrer seg mot innstillingen
- ved at møteleder oppfordrer de medlemmer som er mot innstillingen eller et forslag, til å rekke opp hånden. Hvis nødvendig skal det gjennomføres kontra-avstemning
Et vedtak treffes med flertallet av de avgitte stemmene hvis ikke noe annet følger av kommuneloven. I andre saker enn de som gjelder valg, er møtelederens stemme avgjørende hvis antallet stemmer for og imot et forslag er likt, jf. kommuneloven § 11-9 andre ledd.
Flertallsvalg skal gjennomføres åpent, ved å vise stemmetegn. Flertallsvalg gjelder også ved valg av leder og nestleder i folkevalgte organer og ved ansettelse av kommunedirektør og eventuelle ombud. Etter kommuneloven er det ikke adgang til å gjennomføre skriftlig avstemning ved slike valg, med unntak av for ungdomsråd, der hver enkelt av medlemmene kan kreve skriftlig avstemning om valg av leder og nestleder.
For at et folkevalgt organ skal kunne treffe et vedtak, må minst halvparten av medlemmene ha vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i den aktuelle saken.
5-9 Protokoll
Det skal føres protokoll (møtebok) over forhandlinger i folkevalgte organer. jf. kommuneloven § 11-4.
Protokollen fra møter i folkevalgte organer i Lillehammer kommune skal inneholde:
- tidspunkt, varighet og møtested for møtet
- medlemmer, fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer
- forfall innvilget i løpet av møtet
- behandling av forfall og spørsmål om inhabilitet, inkl. hjemmel for eventuell inhabilitet
- hvilke saker som ble behandlet
- hjemmel for evt. lukking av møtet
- framsatte forslag, avstemningsresultater og vedtak i de enkelte saker
- det skal føres opp stemmegivning på partinivå
- eventuelle orienterings- og referatsaker som ble behandlet i møtet
- for øvrig føres det som må til for å vise gangen i saksbehandlingen og avviklingen av møtet
Fratrer eller tiltrer ett eller flere medlemmer av et folkevalgt organ under forhandlingene, protokolleres dette, slik at det framgår hvem som har deltatt i behandlingen av hver enkelt sak.
Ethvert medlem har rett til å be om protokolltilførsel til protokollen. Ordføreren kan avvise en protokolltilførsel på grunn av dens innhold og form (sjikanerende eller unødig omfattende). Forslagsstiller kan i så fall be om at det folkevalgte organet avgjør spørsmålet. En eventuell protokolltilførsel skal varsles under debatten, eller umiddelbart etter avstemningen, før neste sak tas opp til behandling. Protokolltilførelsen skal leveres skriftlig og i undertegnet stand til møteleder før møtet heves.
Foreløpig protokoll godkjennes av organets leder og skal uten ugrunnet opphold og innen tre arbeidsdager etter møtet, legges ut på kommunens nettsider og distribueres til organets medlemmer. Protokollen godkjennes endelig i neste møte i organet.
5-10 Orden
Møteleder skal sørge for å opprettholde god orden i møtelokalet. Hvis tilhørerne ved meningsytringer eller på annen måte forstyrrer forhandlingene, eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen vise tilhørerne bort, eller la tilhørerplassene tømmes.
Taleren skal rette sine ord til møteleder, ikke til forsamlingen eller enkeltmedlemmer. Medlemmet skal holde seg nøye til den sak eller den del av saken som ordskiftet gjelder. Taleren har rett til å holde sitt innlegg uten avbrytelser. Møteleder kan likevel avbryte en taler som ikke holder seg til saken, eller bryter de bestemmelsene som er gitt i reglementet.
Hvis taleren henviser til andre representanter, skal det brukes etternavn. Det må ikke sies noe som kan virke krenkende på medlemmer av det folkevalgte organet eller andre personer.
Det skal herske ro i møtelokalet under organets møter. Det er ikke tillatt å gi høylytt uttrykk for misnøye eller bifall. Bruk av sosiale medier osv. skal ikke foregå slik at det virker forstyrrende inn på møteavviklingen. Under politisk behandling av saker skal representantenes oppmerksomhet være rettet mot plenumsbehandlingen, hvor den politiske debatten og saksbehandlingen foregår.
Medlemmer som bryter disse prinsippene, kan gis en advarsel. Hvis vedkommende ikke retter seg etter advarsel, kan organet vedta å utestenge vedkommende fra møtet.
Kapittel 6 Øvrige bestemmelser
6-1 Folkevalgtes innsynsrett
Kommunestyret og andre folkevalgte organer har rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter, med de begrensninger og presiseringer som følger av kommuneloven § 11-13.
6-2 Taushetsplikt
For alle saker som er unntatt offentlighet, gjelder taushetsplikt for de taushetsbelagte opplysningene. Taushetsbelagte opplysninger skal ikke formidles til uvedkommende.
6-3 Strømming
De møtene i kommunestyret, formannskapet og planutvalget som foregår på rådhuset, strømmes og gjøres tilgjengelig på web-TV på kommunens nettsider.
6-4 Møte- og talerett
Ordfører har møte, tale- og forslagsrett i alle kommunale folkevalgte organer. I kontrollutvalget har ordfører bare møte- og talerett, jf. kommunelovens § 6-1 tredje ledd. Ordfører kan la seg representere av annet medlem av kommunestyret i organer hvor han/hun ikke er medlem.
Kommunedirektøren har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i alle kommunale folkevalgte organer unntatt kontrollutvalget.
Kommunale saksbehandlere og særlige sakkyndige kan gi opplysninger til saken under ordskiftet, dersom møteleder eller kommunedirektøren eller hans/hennes stedfortreder i møtet ber dem om det. Utover dette har de ikke anledning til å delta i ordskiftet.
Inntil to representanter for de ansatte (hovedtillitsvalgte) har møte- og talerett i folkevalgte organer når disse organer behandler saker som gjelder forholdet mellom de ansatte og kommunen som arbeidsgiver. Dersom hovedtillitsvalgte ønsker å benytte seg av møte- og taleretten, varsles møtesekretær senest dagen før møtet om hvilken sak det gjelder og om hvilke hovedtillitsvalgte som stiller i møtet. Taleretten gjelder i utgangspunktet for ett innlegg, og hovedtillitsvalgte har ikke anledning til å delta i det politiske ordskiftet ut over dette. Taletid reguleres av møteleder. Når representanter for de ansatte benytter seg av møte- og taleretten, tar de ikke sete rundt bordet, men på siden eller (i kommunestyresalen) på galleriet. For øvrig gjelder de unntak og presiseringer som følger av kommuneloven § 13-4.
Leder av ungdomsrådet, eldrerådet og råd for personer med funksjonsnedsettelse (eller den som blir utpekt av rådet) har møte- og talerett i folkevalgte organer ved behandling av rådenes årsmeldinger, samt i andre saker rådene har hatt til behandling og som står på det aktuelle organets saksliste. Rådene må i forkant av det aktuelle møtet melde hvilke saker de ønsker å uttale seg om. Taleretten innebærer at man får ordet én gang ved oppstart av debatten for å begrunne og synliggjøre rådets behandling. Taletiden begrenses til 5 minutter, men kan utvides av det folkevalgte organet rådet skal uttale seg i.
6-5 Organisasjoner og grupper
Et folkevalgt organ kan ta imot utsendinger fra organisasjoner, interessegrupper o.l. som ønsker å uttale seg og/eller levere skriftlig utredning om en sak som er til behandling.
Organet avgjør om utsendinger skal tas imot. Organet kan også vedta at utsendingene blir møtt av et utvalg av organets medlemmer.
I den grad utsendinger er gitt tillatelse til å uttale seg om en sak som er til behandling, skal utsendingen uttale seg før saken tas opp til behandling. Dersom utsendingene blir møtt av et utvalg av organets medlemmer, skal leder av et slikt utvalg orientere det folkevalgte organet om det utsendingene har anført.
Utsendinger må ta kontakt med lederen av utvalget senest fem dager før møtet og gjøre avtale om den praktiske gjennomføringen.
6-6 Styrevervregisteret
Et tilgjengelig, fullstendig og oppdatert styrevervregister skal bidra til økt åpenhet og tillit til kommunesektoren. Kommunestyret har derfor bestemt at det skal føres et register som viser styreverv, økonomiske interesser og lignende for medlemmer og varamedlemmer av kommunestyret og utvalgene i Lillehammer kommune. Slike opplysninger registreres i KS' styrevervregister.
Alle kommuner og fylkeskommuner er i dag tilknyttet registeret.
Registreringen skal foretas første gang i begynnelsen av desember i valgåret, etter at kommunestyret har konstituert seg og valgt medlemmer til øvrige utvalg. KS innhenter en oversikt over alle som er valgt inn. Disse legges automatisk inn i Styrevervregisteret. Personen selv skal legge inn relevant informasjon om andre roller, verv eller interesser.
Det gis ytterligere informasjon til samtlige folkevalgte om hvordan man registrerer/endrer informasjon i registeret.
Registeret skal inneholde følgende:
a) styreverv i aksjeselskaper, firmaer og lignende
b) forhold om eierinteresser i selskaper eller firmaer hvor vedkommende, eventuelt sammen med ektefelle/samboer og hjemmeværende barn, eier aksjer eller andre former for andeler som overskrider 1 % av selskapets aksjekapital
c) navn på selskaper, organisasjoner eller institusjoner som yter vedkommende fordeler av økonomisk eller annen materiell art
d) Nåværende arbeidsgiver, samt avtale fra tidligere arbeidsforhold om fortsatt lønn eller andre velferdsgoder. Tilsvarende gjelder for selvstendig næringsdrivende
e) Styreverv i frivillige organisasjoner og sammenslutninger, arbeidsgiver- og arbeidstakerorganisasjoner
6-7 Involvering av innbyggerne
Det skal jobbes for at innbyggerne blir mer involvert i prosesser og høringer, herunder gjennom folkemøter og oppfølging av innbyggerinitiativ.
6-8 Endringer i reglementet
Endringer i reglement for folkevalgte organer, del I og del II, gjøres av kommunestyret. Reglementet revideres av avtroppende kommunestyre, etter første år av hver kommunevalgperiode og ellers når kommunestyret finner det nødvendig.
Kommunedirektøren kan løpende foreta justeringer i reglementet som følge av vedtak fattet av kommunestyret, vedtatte lovendringer når disse ikke endrer ved reglementets prinsipper eller innholdet i fullmakter. Det samme gjelder for andre typer redaksjonelle endringer som må anses som kurante.
6-9 Ikrafttreden
Reglementet trer i kraft fra den dato kommunestyret bestemmer.